Mentions d’information RGPD complètes - Cérémonie physique
Responsable du traitement
Le Département de Vaucluse (ci-après, « le Département ») en sa qualité de responsable de traitement représenté par sa Présidente, met en œuvre un traitement de vos données à caractère personnel (ci-après « vos données ») pour l’organisation de sa cérémonie des vœux de la nouvelle année.
Pour quelles raisons le Département collecte-t-il vos données personnelles ?
Le Département collecte et traite vos données personnelles afin de procéder à l’organisation de la cérémonie des vœux 2024 de sa Présidente à destination des corps constitués et de la presse.
Sur quelle base légale vos données personnelles sont-elles collectées ?
La collecte de vos données est fondée sur l’intérêt légitime du Département. Cet intérêt consiste à permettre à ses services d’assurer l’organisation et le bon déroulement de la cérémonie des vœux à venir.
Quelles sont les données collectées et comment sont-elles traitées ?
Afin de mettre en place une organisation adaptée, le Département de Vaucluse procède à la collecte :
- De données d’identification : nom, prénom, coordonnées
- De données relatives à votre vie professionnelle : fonction, structure d’appartenance
- De données relatives à l’évènement : participation ou non à l’évènement, [le cas échéant] nombre de participants
Si vous ne souhaitez pas participer à cet évènement, vous n’êtes pas tenu de compléter le questionnaire et de le renvoyer. Au contraire, si vous souhaitez participer à cet évènement vous devrez obligatoirement compléter et valider ce questionnaire.
La collecte de ces informations n’entraîne aucun profilage ni aucune prise de décision automatisée.
Les données transmises par les répondants pourront toutefois servir à réactualiser d’éventuelles informations obsolètes détenues par les Services concernés du Département de Vaucluse
Qui sont les destinataires de vos données ?
Au Département de Vaucluse, seuls les agents habilités à en connaître auront accès à vos données.
En complétant le formulaire en ligne, vos données seront également collectées par GOOGLE (politique de confidentialité).
Le Département s’engage à ne transmettre à aucun autre tiers – autre que celui susvisé - vos données personnelles.
Par ailleurs, en aucun cas le Département n'utilise, ne transfère ou n'échange à des tiers vos données personnelles pour des fins commerciales.
Vos données sont-elles transférées hors de l’Union Européenne ?
Le Département choisit principalement des prestataires hébergeant leurs données au sein de l’Union Européenne. Néanmoins, lorsque cela est nécessaire nous pouvons être amenés à transmettre vos données personnelles à des prestataires opérant hors Union Européenne.
Si ces prestataires opèrent dans un pays qui n’est pas considéré comme offrant un niveau de protection adéquat par l’autorité de contrôle (la Commission Nationale Informatique et Liberté), nous mettons tout en œuvre pour contractualiser des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne et incluons également un Data Processing Agreement « DPA » dans le cadre de nos relations contractuelles avec ces prestataires.
Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Vos données personnelles ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies telles qu’édictées ci-dessus, et ce, conformément à la réglementation et aux lois applicables.
Passé le délai renseigné ci-après, vos données personnelles seront supprimées si elles n’ont pas été préalablement anonymisées.
| Finalité du traitement | Base légale | Durée de conservation | Information utile |
|---|---|---|---|
Organisation de la cérémonie des vœux 2024 | Intérêt légitime (Article 6.1.f du RGPD) | 1 an | Les données sont réactualisées annuellement au titre de l’organisation de la cérémonie de l’année n+1. |
Quels sont vos droits sur vos données ?
Le Département garanti l’exercice effectif de l’ensemble des droits (dits « droits informatique et libertés ») qui vous sont octroyés par la réglementation. A ce titre, vous pouvez donc :
- Demander à avoir accès à vos données personnelles ;
- Rectifier les données personnelles inexactes vous concernant ;
- Obtenir l’effacement de vos données personnelles ;
- Restreindre notre traitement de vos données personnelles ;
- Vous opposer au traitement de vos données personnelles.
Comment exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits ou pour toute question relative au traitement et à la protection de vos données personnelles vous pouvez contacter, notre délégué à la protection des données :
Par voie postale :
Délégué à la protection des données
Département de Vaucluse
Place Viala, 84 909 AVIGNON Cedex 9
(ou) Par mail à l’adresse suivante : dpo@vaucluse.fr
Enfin, si vous estimez - après avoir contacté le délégué à la protection des données ou la Mission Évènement et Protocole du Département - que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation ou que vos droits informatique et libertés ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL) (3, place Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex.